О пользователе Наталья Николаева

Так ли легко быть секретарем?

Должность «секретарь руководителя» или именуемая иначе - «помощник руководителя» является достаточно распространенной в настоящее время.

Как-то исторически сложилось, что эта должность окрасилась неким несерьезным смыслом.

Однако, согласно сайтам по трудоустройству, чтобы получить такую должность в престижной компании, необходимо обладать не дюжим комплексом знаний, умений, навыков, отнюдь не в том понимании, что навевает искаженное, народное название должности. Чтобы суметь выполнить все возложенные обязанности, соискатель на должность секретаря должен находиться на соответствующем образовательно-квалификационном и интеллектуальном уровне.

На сегодняшний день, личный помощник руководителя является его правой рукой. На такого специалиста возлагается задача «разгрузить» босса. Помощник должен взять на себя обязанности по планирования  рабочего дня главы предприятия, ведению деловой переписки, организации встреч посетителей. В обязанности секретаря практически любой организации, возьмем, например ООО «Атика-мебель», входит организация рабочих переговоров и совещаний, ведение протоколов собраний, выполнение устных и письменных переводов.

В их компетенции - подготовка справочных материалов и аналитических материалов, презентаций. Как правило, именно на плечи личных помощников ложится организация командировок для своего руководителя и других его передвижений, сопровождение босса в деловых поездках, курирование других сотрудников, которые выполняют задание руководства, выполнение особых поручений руководства. К таким поручениям можно отнести, например, задачу подыскать при переезде офиса кабинет руководителя эконом класса.

И не думайте, что это так легко. Для того, чтоб угодить высшему руководству, нужно отлично знать его привычки, быть, в некотором роде, психологом. Секретарю приходится работать в условиях постоянного стресса. Если для других рядовых сотрудников вызов на ковер – смерти подобен, то секретарь ежедневно в течение восьми рабочих часов коммуницирует непосредственно с главой предприятия. И это если не брать в расчет тот факт, что в небольших компаниях на персонального помощника ложится часть функций офис-менеджера и pr-менеджера.

Согласно статистике свободных вакансий, нынешний соискатель-секретарь неизменно должен обладать:

• Высшим образованием;

• Быть уверенным пользователем ПК (MS Office);

• Грамотностью;

• Замечательными коммуникативными навыками;

• Навыками работы с большими объемами информации;

• Навыками ведения деловой переписки;

• Знанием делового этикета;

• Знанием делопроизводств;

• Как минимум, базовым знанием иностранного языка;

• Опытом работы секретарем от 12 месяцев;

• Выглядеть презентабельно;

• Готовностью к разъездам и командировкам.

Да, в условиях кризиса и тотальной экономии на рабочей силе, должность помощника руководителя стала включать в себя обязанности трех должностей. Но, наши девочки справляются!  И кофе боссу приготовят, и кабинет руководителя эконом класса подберут, и на переговорах помогут.

Голосов пока нет

Комментарии

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Доступны HTML теги: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <br> <h1> <h2> <img>
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Подробнее о форматировании

CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
14 + 0 =
Решите эту простую математическую задачу и введите результат. Например, для 1+3, введите 4.